Stadt Bern

SharePoint Vertragsmanagement mit GIS-Anbindung

Wo wird der Winterdienst für Dritte ausgeführt? Wo genau haben Restaurants Bewilligungen für eine Aussenbestuhlung auf öffentlichem Grund? Der Herausforderung, räumlich relevante Verträge auch in ihrer geografischen Lage zu erfassen, stellte sich das Tiefbauamt der Stadt Bern.

Das Tiefbauamt der Stadt Bern ist Werkeigentümer sowie Bauherr und Betreiber der Tiefbauinfrastrukturanlagen der Stadt. Damit ist die Verwaltung einer Fülle unterschiedlichster Vertragswerke verbunden. Um die Bewirtschaftung dieser Dokumente zu gewährleisten, wurde ein übergreifendes Vertragsmanagement eingeführt.

Als unterstützendes Werkzeug wurde eine SharePoint-Plattform bereitgestellt, auf welcher bisher rund 4000 gescannte Vertragswerke mit Anlagen abgelegt sind. Die Anforderung war, räumlich relevante Verträge auch in ihrer geografischen Lage zu erfassen. Damit wurde die Geocom und IOZ AG (SharePoint Spezialisten) beauftragt.

Die Lösung

Die Geocom hat in Zusammenarbeit mit der IOZ AG eine Schnittstelle zwischen SharePoint und GIS entwickelt. Bei dieser Lösung wird mittels Webpart ein Kartenfenster in die bestehende SharePoint-Plattform integriert, sodass sich zu den SharePoint-Elementen jeweils auch Flächengeometrien verwalten lassen. Dabei wird zwischen der jeweiligen Detailansicht eines Vertrags und der Übersichtskarte unterschieden.

In der Detailansicht können Geometrien zu einem bestimmten Vertrag erfasst und bearbeitet werden:

In der Übersichtskarte lassen sich sämtliche Vertragsflächen analysieren und finden. Die dazu benötigten Filter, Kartenfenster und Listen-Webparts reagieren dynamisch untereinander:

Die Erfassung der Elemente wird vollständig über SharePoint abgewickelt. Handhabung und Auswertung der Daten sind einfach und übersichtlich.

Der Mehrwert

Zur Erledigung der Hauptaufgaben des Vertragsmanagements, Controlling, Verwaltung und Archivierung, steht dem Tiefbauamt der Stadt Bern ein bedienfreundliches und umfassendes Werkzeug zur Verfügung. Damit sind abteilungs- und bereichsübergreifende Auswertungen möglich und können jederzeit abgefragt werden. Mit der von der Geocom Informatik AG entwickelten Lösung können Flächen zu Verträgen erfasst und analysiert werden. Die Erfassung und Bearbeitung der Geometrien geschieht direkt auf SharePoint und nicht im Experten-GIS. Somit kann beim Erfassungsworkflow auf den Einsatz von GIS-Operateuren verzichtet werden. Die Projektleiterinnen und Projektleiter haben über die Karte rasch einen Überblick, welche Verträge im Bereich ihrer Bauprojekte vorhanden sind.

Kundenmeinung

“Mit der Integration des Karten-Webparts direkt in die SharePoint-Plattform sind wir nun in der Lage, zu den Verträgen auch Flächengeometrien effizient zu erfassen und zu verwalten. Da die Daten direkt im Geografischen Informationssystem der Stadt Bern gespeichert werden, lassen sich Vertragsflächen ebenfalls mit weiteren Themen überlagern und analysieren. Mit den beiden Firmen Geocom und IOZ AG fanden wir sehr kompetente Partner für die Umsetzung unserer spezifischen Anforderungen.”

Timon Kalbermatten – Tiefbauamt der Stadt Bern

INFOBOX

  • Land: Schweiz
  • Branche: Öffentliche Verwaltung
  • Kompetenzen: Geoinformationen und Vermessungen

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Markus Schenardi |
Markus Schenardi
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